電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、帳簿（仕訳帳など）や取引書類（請求書、領収書など）について、電子データによる保存を認めた法律のことです。本法律は、2022年1月から電子保存をしやすい制度に改正されました。
このページでは、電子帳簿保存を始める際に、法令上求められている準備や、電子帳簿保存に準拠したINVOYの使用方法や、機能について説明します。
電子保存を始める際に必要な準備
INVOYは受領した請求書のスキャナ保存と電子取引データ保存、および発行した帳票（請求書、見積書、発注書、納品書、領収書）の電子取引データ保存に対応しています。
※ INVOYで電子取引にあたる機能は、かんたんメール送信と共有リンク送信の２つとなります。
上図の赤枠に示す部分が、INVOYにて対応可能な部分です。
適応される電帳法の要件と、要件に対応するINVOYの機能、お客様に必要な準備は以下の表のとおりです。
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適用される電帳法の要件 |
対象帳票 |
INVOYの機能 | 必要な準備 |
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電子帳簿保存法第4条3項 |
紙で受領した取引書類
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紙で受領した請求書は、お客様にてスキャンしていただいた後、請求書のアップロード機能を用いることで、電帳法に準拠した状態で保存できます |
①操作説明書 ②事務手続を明らかにした書類 ③各事務の処理に関する規程 |
| 電子帳簿保存法第7条 （電子取引） |
紙を使用せず電子で発行し、取引が完結した帳票のデータ
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INVOYで作成した請求書は、作成後メール送付もしくはリンクでの共有を行った場合、電帳法に準拠した状態で保存できます。 |
④電子取引の事務処理の規程 |
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紙を使用せず電子で受領し、取引が完結した請求書のデータ
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受領した請求書は、請求書のアップロード機能を用いることで、電帳法に準拠した状態で保存できます。 |
下表に、必要な準備の内容と、INVOYを利用する場合の対応方法をまとめます。
| 必要な準備 |
法令で求められている内容 |
INVOYを利用する場合 |
| ①操作説明書 | 利用するシステムの操作説明書 | 本ヘルプ記事が該当 |
| ②事務手続を明らかにした書類 | 電子保存を適切に実施するために、責任者や作業の過程、順序や入力方法などの手続を明確に記載したもの |
お客様にて社内ルールを整備してください。 (参考) 国税庁が提供しているテンプレート |
| ③各事務の処理に関する規程 | 改ざん防止のために、業務サイクルに応じた入力事務について作業責任者、処理基準、判断基準等やワークフローなどに関する企業の方針を定めたもの | |
| ④電子取引の事務処理の規程 | 電子取引データの真実性を確保するために、正当な理由がない訂正削除の防止に関する事務処理のルールを定めたもの | |
| ⑤表示・出力するデバイスの準備 |
パソコン、ディスプレイ、プリンターを用意し、電子保存した内容を「整然とした形式及び明瞭な状態」で速やかに表示・出力できるようにします。
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お客様にて必要なデバイスを準備してください。 |
INVOYの使い方
取引先から受領した請求書を電子保存する
取引先から受領した紙の請求書と電子ファイルの請求書は、支払管理機能を利用することで、保存することができます。以下の手順に従って保存することで、電子帳簿保存法の法令要件を満たした形で保存できます。
請求書をアップロードする
1. 画面左側のメニューから「受取/支払い」を選択し、受取/支払い画面に切り替えます
2. 画面右上の「アップロード」ボタンをクリックすると、請求書のアップロード画面が表示されます
3. あらかじめ保存しておいたファイルを破線内にドラッグ＆ドロップするか、「ファイルを選択」をクリックし、端末内に保存しておいたファイルを選択します。ファイルの読み込みが完了すると、「アップロード」ボタンの色が灰色から緑に変わります。
4. 「アップロード」ボタンをクリックします。アップロードが完了すると「支払い 作成」画面に切り替わります。
5. 画面右アップロードしたファイルがプレビューされるので、画像が見切れおらず、ブレや歪みがなく可視性が確保されていることを確認します。
6. 必須項目である、「取引先名」、「請求日」、「金額」を入力します。その他の項目についても、必要に応じて入力します。
7. 紙の請求書を電子データでアップロードした場合、スキャナで読み取った書類の大きさを指定する必要があります。
画面下部の「関連情報の確認および入力する」をクリックすると、書類サイズの入力画面や解像度に関する情報が展開されます。
ここでは、アップロードしたファイルから、自動的に書類のサイズ、横幅、縦幅が入力されています。
もし、自動で入力された書類のサイズ、横幅、縦幅が、読み取った書類の大きさと異なる場合、電帳法の要件に従い入力して下さい。
※ 画素数・解像度・階調については、アップロードしたファイルの情報がそのまま保存されます。
8. 必要な情報をすべて入力完了したら、「保存する」ボタンをクリックします。
9. 支払いの一覧画面に自動的に切り替わり、電子保存が完了します。追加でアップロードしたい場合は、もう一度右上の「アップロード」ボタンをクリックし、2から8の作業を繰り返します
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紙原本廃棄前の確認について
紙原本廃棄前には、アップロードした電子データが紙原本と同一であり、画像が見切れおらず、ブレや歪みがなく可視性が確保されていることを確認します。
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請求書の電子データ保存期間制限について
請求書は法令上、受領から約70日以内に電子データの保存を行う必要があります。もし期間を過ぎてしまった場合には、紙で保存する必要があります。
※ 電帳法では、電子データの保存は「業務の処理に係る通常の期間（最長2か月）を経過した後、速やかに（おおむね7営業日）行う」ことが必要である定められており、このことから約70日となります。
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アップロード後の訂正・削除・改訂について
アップロードして保存したファイルは、クラウド上に保存され、以後編集や削除・改訂を行うことができません。アーカイブ機能を利用することで、一覧から除外することが可能です。
もしファイルの改訂を行いたい場合は、すでにアップロードした請求書をアーカイブし、もう一度アップロードを実施して下さい。
なお、アップロード時に入力した、書類サイズ、取引先名、請求日、金額は編集可能です。
請求書をアップロードした時、アーカイブをした時、入力した項目を編集した時、それぞれについて実行した年月日と操作したユーザが記録されます。これらの履歴は請求書の詳細画面の「履歴」タブで確認できます。
なお、履歴に記録された内容を変更することはできません。
※ 日時はNTPサーバから取得されたものが記録されます。
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ファイルの保存期間について
INVOYのアカウントを削除しない限り、一度保存した電子ファイルが勝手に削除されることはありません。支払管理機能でアップロードしたファイルのダウンロードは可能ですが、ダウンロードしたファイルのみでは履歴や検索等の法令要件を満たすことができません。そのため、紙原本を廃棄した場合には、法定保存期間（原則7年間）はアカウント削除せずに、INVOYでファイルを保存してください。
アップロードしたファイルの詳細を確認・印刷する
保存したファイルは、請求書の詳細画面から個別に詳細を確認することができます。ファイルをダウンロードしたり、印刷することができます。
1. 画面左側のメニューから「受取/支払い」を選択し、受取/支払い画面に切り替えます
2. 確認したい請求書の「データ番号」をクリックする、もしくは、請求書の右側の「・・・」ボタンをクリックし、編集をクリックすることで、請求書の詳細画面に切り替わります。
※ データ番号は、アップロードした順に連番で自動的に付番されるもので、変更することは出来ません。
3. 必須項目である、「取引先名」、「請求日」、「金額」や、その他の項目について編集できます。編集が完了したら、保存するボタンをクリックします。
4. プレビュー画面から、等倍および拡大・縮小してファイルを確認できます。
5. 「ダウンロード」ボタンをクリックすると、ファイルを保存することが出来ます。
6. ダウンロードしたファイルから、等倍のまま・拡大・縮小して表示および印刷が可能です。
ファイルの印刷時に、倍率やレイアウトを指定することで、原稿を自由に拡大・縮小し、ページ全体の明瞭さを保ったまま任意のサイズの1枚の紙に印刷することができます。
※ 電子帳簿保存法のスキャナ保存を実施する場合、解像度200dpi相当以上、カラーRGB256階調相当以上で印刷できるプリンターを利用してください。これらの要件を満たしていれば機種の指定はありません。なお、プリンターの仕様については各製品のメーカーの仕様をご確認ください。
保存したデータを検索する
「受取/支払い」メニュー → 受取/支払い一覧画面では、INVOYにアップロードしたファイルを検索することができます。ここでは、アップロードした時に自動的に付番される「データ番号」や、アップロードした時に入力する「取引先名」、「取引年月日」（請求日）、「金額」などの電帳法で定められた検索要件にて絞り込み表示できます。「取引年月日」（請求日）「金額」については、範囲を指定して検索することができます。複数の条件を同時に指定して検索することも、値がないことを条件に指定して検索することも可能です。
また、それぞれの電子保存項目（「「取引先名」、「取引年月日」（請求日）、「金額」）が誤っている場合は詳細画面から編集し、修正することができます
1. 画面左側のメニューから「受取/支払い」を選択し、受取/支払い画面に切り替えます
2. 「検索条件」ボタンをクリックし、検索条件を指定します。アーカイブしたデータも検索対象に含めることができます
3. 検索条件に該当するデータが表示されます。この画面はブラウザの印刷機能から印刷できます
帳簿書類間の関連性の確保
INVOYにアップロードした請求書には、請求書ごとに一意のデータ番号が付番されます。このデータ番号は、アップロードした順に連番で自動的に付番され、変更することは出来ません。これを会計システムなどの帳簿に記載するなどの方法を用いることで、帳簿書類間の関係性を確保することが可能です。
データ番号は、受取/支払いの一覧画面および支払い詳細画面で確認できます。
受取/支払いの一覧画面は、画面左側のメニューから「受取/支払い」を選択することで表示できます。
支払い詳細画面は、確認したい請求書の取引先をクリックする、もしくは、請求書の右側の「・・・」ボタンをクリックし、編集をクリックすることで表示できます。
取引先に発行した帳票を電子保存する
INVOYでは、帳票発行機能を使用して作成した請求書・見積書・発注書・納品書・領収書を「かんたんメール送信」「共有リンクをコピー」「郵送手続き」「PDFをダウンロード」「印刷」する機能があります。
このうち、「かんたんメール送信」「共有リンクをコピー」の２つが電子取引に該当します。
どちらかの操作を行うことで編集・削除ができなくなり、電帳法の保存要件に準拠したかたちで保存できます。
「かんたんメール送信」「共有リンクをコピー」については以下をご参照ください
各帳票（請求書・見積書・発注書・納品書・領収書）の作成方法については、それぞれ以下をご参照ください
発行した帳票の詳細を確認・印刷する
発行した帳票は、詳細画面から個別に詳細を確認することができます。詳細画面からは、ファイルをダウンロードしたり、印刷することができます。
1. 画面左側のメニューから「発行」メニュー → 確認したい帳票を選択し、帳票一覧画面に切り替えます
2. 確認したい帳票の「取引先」をクリックすると、詳細画面に切り替わります。
4. 詳細画面から、等倍および拡大・縮小してファイルを確認できます。
5. 右上の「発行」ボタンのプルダウンから「印刷」をクリックすると、ブラウザの印刷機能から印刷できます。
6. 右上の「発行」ボタンのプルダウンから「PDF」ボタンをクリックすると、ファイルを保存することが出来ます。ダウンロードしたファイルから、等倍のまま・拡大・縮小して表示および印刷が可能です。
※ 電子帳簿保存法のスキャナ保存を実施する場合、解像度200dpi相当以上、カラーRGB256階調相当以上で印刷できるプリンターを利用してください。これらの要件を満たしていれば機種の指定はありません。なお、プリンターの仕様については各製品のメーカーの仕様をご確認ください。
7. 電子取引機能に該当する「かんたんメール送信」もしくは「共有リンク送信」を行っていない場合は帳票一覧画面の右側の「・・・」ボタンをクリックし、編集をクリックする。もしくは、詳細画面の編集ボタンより編集することが可能です。
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発行後の訂正・削除・改訂について
INVOYの電子取引に該当する「かんたんメール送信」もしくは「共有リンク送信」を行った帳票は、クラウド上に保存され、以後編集や削除・改訂を行うことができません。アーカイブ機能を利用することで、一覧から除外することが可能です。もしファイルの改訂を行いたい場合は、すでに作成した帳票をアーカイブし、もう一度作成して下さい。
帳票を作成した時、編集した時、電子取引を実行した時、アーカイブをした時、それぞれについて実行した年月日と操作したユーザが記録されます。これらの履歴は帳票の詳細画面の「・・・」ボタン内「利用履歴」または「履歴」タブで確認できます。
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帳票の保存期間について
INVOYのアカウントを削除しない限り、一度作成した帳票が勝手に削除されることはありません。帳票発行機能で作成したファイルをダウンロードすることは可能ですが、ダウンロードしたファイルのみでは履歴や検索等の法令要件を満たすことができません。「真実性の確保」および「可視性の確保」を充足する形で保存するか、もしくは法定保存期間（原則7年間）はアカウント削除せずに、INVOYでファイルを保存してください。
発行した帳票を検索する
「発行」メニュー → 各帳票の一覧画面では、INVOYで作成した帳票を検索することができます。
ここでは、作成時に入力した「取引先名」、「取引年月日」（発行日）、「金額」などの電帳法で定められた検索要件にて絞り込み表示できます。「取引年月日」（発行日）「金額」については、範囲を指定して検索することができます。複数の条件を同時に指定して検索することも、値がないことを条件に指定して検索することも可能です。
また、請求書が未発行の状態で（「「取引先名」、「取引年月日」（発行日）、「金額」）が誤っている場合は詳細画面から編集し、修正することができます。
1. 画面左側のメニューから「発行」メニュー→ 検索したい帳票を選択し、帳票の一覧画面に切り替えます
2. 「検索条件」ボタンをクリックし、検索条件を指定します。アーカイブしたデータも検索対象に含めることができます
3. 検索条件に該当するデータが表示されます。この画面はブラウザの印刷機能から印刷できます
関連情報
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